In dit privacybeleid is vastgelegd hoe Stifting Toanielselskip Sint Nyk (hierna te noemen Toanielselskip Sint Nyk) omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
- Begrippen
- Het Bestuur zijn de bestuursleden van Toanielselskip Sint Nyk. Bestuursleden worden beschouwd als vrijwilligers.
- Onder Personen worden verstaan vrijwilligers en bezoekers van Toanielselskip Sint Nyk.
- Onder Persoonsgegevens wordt verstaan, gegevens die naar Personen herleid kunnen worden, bijvoorbeeld; adres, emailadres, foto’s en video’s.
- Onder Stichting wordt verstaan Stifing Toanielselskip Sint Nyk.
- Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen Toanielselskip Sint Nyk en de ontvanger van de gegevens. Deze zal worden opgesteld voor zover van toepassing.
2. Persoonsgegevens
2.1 . Soort persoonsgegevens
Toanielselskip Sint Nyk bewaart alleen Persoonsgegevens die volgens de Stichting strikt noodzakelijk zijn. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:
- Voornaam en achternaam
- Straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats
- Emailadres
- Telefoonnummer (vast/mobiel)
2.2. Verwerken Persoonsgegevens
De Persoonsgegevens die gebruikt worden binnen het Toanielselskip Sint Nyk, worden op een (beveiligde) computer beheerd door de secretaris. Hij/zij gebruikt daarvoor een Excel bestand. Hij/zij zal de gegevens op verzoek van de Personen verwerken en aanpassen. In dit bestand zijn de onder punt 1.1 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.
De secretaris is daarnaast verantwoordelijk voor het delen van de Persoonsgegevens met het bestuur. Dit wordt normaliter in mei van het jaar gedaan. Er kan hierin een uitzondering bestaan, wanneer er tussentijds gegevens van Personen veranderen. De Persoonsgegevens worden via de mail gedeeld. Algemene correspondentie naar Personen via de mail zal via de BCC gaan.
De Persoonsgegevens blijven in ieder geval bewaard zolang de persoon vrijwilliger, gebruiker of donateur is van de Stichting. Persoonsgegevens van oud-vrijwilligers worden met toestemming van hen, ook bewaard door de secretaris. Dit met als doel om hen uit te kunnen nodigen voor feesten, jubilea of reünies.
2.3 Doeleinden Persoonsgegevens
De Persoonsgegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van Toanielselskip Sint Nyk.
Ze worden gebruikt voor de volgende doeleinden;
- Vastleggen en archiveren van gegevens van alle (potentiële) vrijwilligers van Toanielselskip Sint Nyk.
- Bezoeken van adressen, bijvoorbeeld voor vergaderingen of bij bijzondere gebeurtenissen
- Voor lief en leed; om kaarten te kunnen versturen;
- Voor administratie in het kader van Corona of andere overheidsmaatregelen.
- Voor correspondentie, bijvoorbeeld voor het delen van agenda’s en notulen van vergaderingen. In het geval van het gebruik van Persoonsgegevens anders dan die van het bestuur en vrijwilligers zullen namen altijd in de BCC gezet;
- Om onderling afspraken te kunnen maken voor vergaderingen etc. worden elkaars telefoonnummers gebruikt;
- Het samenstellen van commissies;
- Benaderen van Personen die zich hebben opgegeven voor bepaalde activiteiten. Op die manier kan informatie verstrekt worden over deelname aan activiteiten.
2.4 Aanmelden bij Toanielselskip Sint Nyk
Indien iemand vrijwilliger, of lid wil worden van het bestuur van Toanielselskip Sint Nyk zal hij/zij daartoe Persoonsgegevens verstrekken en versturen naar de secretaris. Met het aanmelden bij de secretaris gaat men akkoord met het verwerken en opslaan van de Persoonsgegevens genoemd onder punt 1.1 van dit reglement.
2.5 Externe partijen
Toanielselskip Sint Nyk kan met externe partijen een verwerkersovereenkomst afsluiten voor de verwerking van persoonsgegevens.
3. Foto’s
3.1 Foto’s van vrijwilligers
Bij inschrijving als vrijwilliger zal gevraagd worden om toestemming te geven voor het maken van foto’s. Indien de persoon hier bezwaar tegen heeft zal deze dit kenbaar maken en zal het nemen van foto’s zoveel mogelijk worden vermeden en zullen de eventueel toch gemaakte foto’s van hem of haar niet worden gebruikt en waar mogelijk vernietigd.
3.2 Foto’s van bezoekers van voorstellingen
Bij de verschillende activiteiten van Toanielselskip Sint Nyk kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de bezoekers. Bij de ingang van wordt dit (indien van toepassing) kenbaar gemaakt op het welkomstbord. Het gemaakte beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor sfeerverslagen of promotionele doeleinden, hetzij via eigen kanalen of via de pers.
Indien een bezoeker redelijkerwijs bezwaar heeft tegen de publicatie van beeldmateriaal waar hij/zij opstaat, kunt deze hiervan melding maken bij de secretaris van Toanielselskip Sint Nyk. De wens zal door Toanielselskip Sint Nyk zoveel mogelijk worden gehonoreerd.
4. Rechten
Iedere Persoon heeft het recht Toanielselskip Sint Nyk te vragen welke Persoonsgegevens zij van hem/haar verwerkt. Toanielselskip Sint Nyk zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. Vervolgens kan de Persoon Toanielselskip Sint Nyk verzoeken deze gegevens aan te vullen, te verbeteren of te vernietigen.
Mocht de Persoon daarnaast nog vragen of klachten hebben over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens door Toanielselskip Sint Nyk, dan kan ten alle tijden contact opgenomen worden met het secretaris van Toanielselskip Sint Nyk. Dit kan per email of telefonisch. Als er desondanks een conflict onoplosbaar conflict blijft bestaan, dan heeft de Persoon op grond van de AVG ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
5. Data lek
Bij een eventuele data lek, zullen de bestuursleden en Authoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld. Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld [art. 33.1 van het AVG]. In alle andere gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.
6. Communicatie, naleving en tussentijdse toetsing
Om ervoor te zorgen dat alle vrijwilligers op de hoogte zijn van het privacyreglement, zal dit worden uitgereikt aan nieuwe vrijwilligers.
Om te zorgen dat we binnen de Stichting blijvend voldoen aan de privacywetgeving zal dit onderwerp eenmaal per jaar in de bestuursvergadering besproken worden. Er zal dan kort stil gestaan worden bij de volgende punten;
– Voldoet de werkwijze van het registeren van persoonsgegevens nog?
– Voldoen wij nog aan de werkwijze?
– Welke problemen komen we tegen en dienen te worden opgelost?
7. Contact
Voor vragen, opmerkingen en verzoeken omtrent dit privacyreglement kunt u zich richten tot de secretaris van Toanielselskip Sint Nyk. Dit kan per email of telefonisch.